Art. 1 – Definizioni e ambito di applicazione

1.1. I presenti Termini e Condizioni Generali (di seguito, le “Condizioni Generali”) disciplinano le modalità di accesso e utilizzo della piattaforma digitale denominata HUMEX, accessibile attraverso il sito internet www.humex.it e gli eventuali ulteriori indirizzi comunicati dal Gestore, nonché della relativa applicazione mobile, ove disponibile (di seguito, congiuntamente, la “Piattaforma”).

1.2. La Piattaforma è di proprietà di Docudrop Italy S.r.l. (di seguito, “Docudrop” o il “Gestore”), i cui dati identificativi e recapiti sono riportati nella documentazione contrattuale e nelle informazioni societarie rese disponibili sul sito internet.

1.3. Ai fini delle presenti Condizioni Generali, si intende per:

• Cliente: la persona giuridica, l'impresa o il professionista che aderisce al servizio HUMEX per finalità connesse alla propria attività imprenditoriale o professionale;
• Utente: la persona fisica autorizzata dal Cliente ad accedere alla Piattaforma, inclusi dipendenti, collaboratori, responsabili delle risorse umane, amministratori aziendali e altri soggetti legittimati;
• Servizi: le funzionalità digitali messe a disposizione attraverso HUMEX, secondo la configurazione e le condizioni applicabili al rapporto contrattuale;
• Account: il profilo personale attraverso il quale il Cliente o l'Utente accede alle funzionalità della Piattaforma;
• Contenuti del Cliente: i dati, le informazioni, i documenti e gli altri materiali inseriti, caricati, generati o gestiti attraverso la Piattaforma nell'ambito dell'utilizzo dei Servizi.

1.4. Le presenti Condizioni Generali regolano il rapporto tra il Gestore e il Cliente, nonché, per quanto compatibili, le modalità di utilizzo della Piattaforma da parte degli Utenti autorizzati. L'accesso degli Utenti avviene nell'ambito dell'organizzazione aziendale del Cliente e non determina, di per sé, l'instaurazione di un autonomo rapporto contrattuale a titolo oneroso con il Gestore.

Art. 2 – Oggetto e caratteristiche dei Servizi

2.1. HUMEX è una soluzione tecnologica destinata alla digitalizzazione e alla gestione integrata di attività amministrative, organizzative e documentali relative al personale aziendale.

2.2. In funzione dei moduli attivati e delle caratteristiche tecniche disponibili, la Piattaforma può consentire a titolo esemplificativo e non esaustivo la gestione delle anagrafiche e delle informazioni contrattuali del personale, delle presenze e delle timbrature, degli orari e dei turni di lavoro, delle richieste di ferie e permessi, delle assenze per malattia, dei documenti aziendali, dei cedolini, dei percorsi formativi, delle note spese e delle richieste di rimborso, nonché la produzione di report e l'esportazione di informazioni utili ai processi amministrativi e organizzativi.

2.3. La Piattaforma può inoltre prevedere funzionalità dedicate alla gestione di più società, sedi o unità organizzative, nonché strumenti di integrazione con applicativi e servizi di terzi.

2.4. Il Cliente prende atto che HUMEX è una soluzione tecnologica in progressiva evoluzione. Il gestore potrà pertanto sviluppare, aggiornare, modificare, integrare o sostituire singole funzionalità, anche mediante l'introduzione di nuovi moduli e strumenti tecnologici, fermo restando il rispetto delle prestazioni essenziali eventualmente concordate con il Cliente.

2.5. Le funzionalità effettivamente disponibili sono quelle risultanti dalla configurazione del servizio e dalla documentazione commerciale o contrattuale applicabile. La descrizione generale della Piattaforma non costituisce garanzia di disponibilità immediata di tutti i moduli o delle funzionalità in corso di sviluppo.

2.6. HUMEX costituisce uno strumento di supporto alla gestione del personale e non sostituisce le valutazioni, le determinazioni e gli adempimenti che la normativa applicabile riserva al datore di lavoro, ai professionisti abilitati o ad altri soggetti competenti.

Art. 3 – Attivazione del servizio e gestione degli Account

3.1. L'accesso ai Servizi è subordinato all'attivazione del rapporto contrattuale secondo le modalità di adesione e le eventuali condizioni economiche concordate con il Cliente.

3.2. Il Cliente è responsabile della correttezza e dell'aggiornamento delle informazioni fornite in sede di registrazione e configurazione della Piattaforma, nonché dell'individuazione dei soggetti autorizzati ad accedervi e dei relativi livelli di abilitazione.

3.3. Gli Account sono personali e devono essere utilizzati esclusivamente dai soggetti ai quali sono stati attribuiti. Le credenziali di autenticazione devono essere custodite con diligenza e non possono essere comunicate o cedute a soggetti non autorizzati.

3.4. Il Cliente si impegna a gestire tempestivamente l'attivazione, la modifica e la revoca delle autorizzazioni degli Utenti, anche in occasione della cessazione o della modifica dei rapporti di lavoro e collaborazione.

3.5. Il Gestore potrà adottare misure di verifica, limitazione o sospensione degli accessi qualora rilevi utilizzi anomali, violazioni delle presenti Condizioni Generali o situazioni che possano compromettere la sicurezza della Piattaforma, dandone comunicazione al Cliente ove possibile e compatibile con le esigenze di sicurezza.

Art. 4 – Obblighi e responsabilità del Cliente

4.1. Il Cliente utilizza HUMEX sotto la propria responsabilità organizzativa, impegnandosi a rispettare la normativa applicabile in materia di lavoro, protezione dei dati personali, sicurezza delle informazioni e gestione della documentazione aziendale.

4.2. Il Cliente rimane esclusivamente responsabile della correttezza, liceità, completezza e pertinenza dei dati e dei documenti inseriti nella Piattaforma, nonché della legittimità delle istruzioni impartite agli Utenti e delle operazioni effettuate nell'ambito della propria organizzazione.

4.3. Restano di esclusiva competenza del Cliente la gestione dei rapporti di lavoro, la determinazione degli orari e dei turni, il riconoscimento di ferie, permessi, assenze, rimborsi e altri istituti contrattuali, nonché l'adempimento degli obblighi retributivi, contributivi, fiscali e previdenziali.

4.4. Il Cliente è altresì responsabile della configurazione delle funzionalità utilizzate, dell'attribuzione dei permessi di accesso e dell'adozione delle procedure interne necessarie a garantire un impiego lecito e proporzionato degli strumenti messi a disposizione.

4.5. È vietato utilizzare HUMEX per finalità illecite, per acquisire o trattare informazioni senza un'idonea base giuridica, per effettuare accessi non autorizzati o per compromettere il funzionamento e la sicurezza dei sistemi.

Art. 5 – Gestione delle presenze, timbrature e geolocalizzazione

5.1. HUMEX può consentire la rilevazione e la registrazione delle presenze lavorative mediante strumenti digitali accessibili attraverso la Piattaforma e la relativa applicazione mobile.

5.2. Alcune modalità di timbratura possono prevedere, ove tecnicamente disponibili e abilitate, l'utilizzo di funzionalità di geolocalizzazione del dispositivo, al fine di verificare la posizione geografica associata all'operazione di registrazione della presenza o la sua corrispondenza con le sedi e le aree di lavoro configurate dal Cliente.

5.3. Le modalità tecniche di rilevazione della posizione, la precisione dei dati acquisiti, le condizioni di attivazione e le eventuali limitazioni della funzionalità sono definite dalla configurazione effettiva del servizio e devono essere illustrate nelle pertinenti informative sul trattamento dei dati personali.

5.4. L'eventuale impiego della geolocalizzazione deve avvenire nel rispetto della normativa applicabile, con particolare riferimento al Regolamento (UE) 2016/679, al D.Lgs. 196/2003 e all'art. 4 della Legge 20 maggio 1970, n. 300, ove applicabile.

5.5. Il Cliente, in qualità di datore di lavoro e titolare dei trattamenti di propria competenza, è responsabile della valutazione della liceità e della proporzionalità delle modalità di rilevazione adottate, dell'individuazione della relativa base giuridica, dell'adempimento degli obblighi informativi nei confronti del personale e dell'espletamento delle eventuali procedure previste dalla normativa lavoristica.

5.6. L'utilizzo delle funzionalità di timbratura e geolocalizzazione non attribuisce al Gestore alcun potere di direzione, controllo disciplinare o gestione del rapporto di lavoro, che rimane integralmente in capo al Cliente.

5.7. I dati di presenza e localizzazione eventualmente registrati devono essere utilizzati dal Cliente esclusivamente per finalità lecite, determinate e compatibili con quelle per le quali sono stati raccolti. È vietato utilizzare la Piattaforma per forme di monitoraggio del personale non consentite dalla normativa applicabile.

Art. 6 – Gestione documentale e informazioni relative al personale

6.1. La Piattaforma può consentire il caricamento, l'organizzazione, la consultazione e la condivisione controllata di documenti e informazioni riguardanti il personale, inclusi contratti, comunicazioni aziendali, cedolini, attestati formativi, giustificativi e documentazione relativa alle assenze.

6.2. Il Cliente è responsabile della legittimità del caricamento dei documenti, della loro esattezza, dell'individuazione dei soggetti autorizzati alla consultazione e della definizione dei tempi di conservazione, in conformità alla normativa applicabile.

6.3. Qualora i documenti contengano categorie particolari di dati personali, comprese informazioni relative alla salute, il Cliente dovrà assicurare che il trattamento avvenga in presenza dei presupposti previsti dagli artt. 6 e 9 del GDPR e con misure di sicurezza adeguate alla natura delle informazioni.

6.4. Salvo espressa previsione contrattuale, HUMEX non costituisce un servizio di conservazione digitale a norma né sostituisce gli obblighi di archiviazione e conservazione documentale gravanti sul Cliente.

Art. 7 –Strumenti di intelligenza artificiale

7.1. HUMEX può mettere a disposizione funzionalità dedicate alla gestione delle note spese e delle richieste di rimborso, consentendo agli Utenti autorizzati di caricare ricevute, scontrini, fatture e altri documenti giustificativi, anche mediante acquisizione fotografica tramite dispositivo mobile.

7.2. Nell'ambito di tali funzionalità, il Gestore potrà impiegare sistemi automatizzati e strumenti basati su tecnologie di intelligenza artificiale, anche forniti da soggetti terzi, per agevolare l'estrazione, la lettura, il riconoscimento, la classificazione e l'organizzazione delle informazioni contenute nei documenti caricati.

7.3. L'utilizzo di tali strumenti ha finalità di supporto operativo e amministrativo. I risultati prodotti mediante elaborazioni automatizzate possono presentare inesattezze, omissioni o errori interpretativi e devono pertanto essere verificati dai soggetti incaricati dal Cliente prima della loro validazione o utilizzazione ai fini contabili, fiscali o amministrativi.

7.4. Le eventuali proposte di classificazione, compilazione o elaborazione generate dalla Piattaforma non costituiscono decisioni definitive circa la spettanza dei rimborsi, la deducibilità delle spese o la conformità fiscale dei documenti. Tali valutazioni rimangono di competenza del Cliente e dei professionisti eventualmente incaricati.

7.5. Il Cliente è responsabile della definizione delle proprie politiche di rimborso, dell'approvazione delle richieste, della verifica dei documenti giustificativi e della correttezza dei relativi adempimenti contabili e fiscali.

7.6. L'impiego di fornitori esterni di tecnologie di intelligenza artificiale, ove comporti il trattamento di dati personali per conto del Cliente, sarà disciplinato nel rispetto della normativa applicabile e degli accordi sul trattamento dei dati, con le necessarie informazioni sui soggetti coinvolti, sulle operazioni effettuate e sulle eventuali modalità di trasferimento dei dati.

7.7. Il Gestore non utilizzerà i dati personali e i documenti del Cliente per addestrare modelli di intelligenza artificiale destinati a finalità proprie o di terzi, salvo che tale ulteriore utilizzo sia oggetto di una distinta disciplina contrattuale e risulti conforme alla normativa applicabile.

Art. 8 - Applicazione mobile

8.1. Alcune funzionalità di HUMEX possono essere rese disponibili attraverso un'applicazione mobile, scaricabile e utilizzabile sui dispositivi compatibili secondo le modalità indicate dal Gestore.

8.2. L'applicazione può richiedere l'accesso a determinate funzionalità del dispositivo, quali fotocamera, archivio documentale, connessione internet e servizi di localizzazione, esclusivamente nella misura necessaria all'erogazione delle funzionalità attivate.

8.3. Le autorizzazioni richieste dall'applicazione sono gestite anche attraverso le impostazioni del sistema operativo del dispositivo. La mancata concessione o la successiva revoca di determinate autorizzazioni può impedire l'utilizzo delle funzionalità che ne richiedono l'attivazione.

8.4. Il Cliente è tenuto a informare adeguatamente gli Utenti delle modalità di utilizzo dell'applicazione nell'ambito dell'organizzazione lavorativa e a verificare la compatibilità delle procedure adottate con la normativa applicabile, anche qualora sia previsto l'impiego di dispositivi personali.

8.5. il Gestore potrà rendere disponibili aggiornamenti dell'applicazione necessari per ragioni di sicurezza, compatibilità, manutenzione o evoluzione dei Servizi.

Art. 9 – Protezione dei dati personali

9.1. Le Parti si impegnano a trattare i dati personali connessi all'utilizzo di HUMEX nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679, del D.Lgs. 196/2003 e delle ulteriori disposizioni applicabili.

9.2. Con riferimento ai dati personali del personale aziendale trattati attraverso la Piattaforma per finalità determinate dal Cliente, quest'ultimo opera, di regola, in qualità di titolare del trattamento, mentre il Gestore agisce quale responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, nei limiti delle attività affidatele e secondo le istruzioni documentate ricevute.

9.3. Il Gestore può inoltre trattare dati personali in qualità di autonomo titolare per proprie finalità amministrative, contrattuali, di sicurezza e di gestione dei rapporti commerciali, secondo quanto specificato nella relativa informativa privacy.

9.4. Il Cliente è responsabile dell'adempimento degli obblighi informativi nei confronti degli interessati, dell'individuazione delle basi giuridiche dei trattamenti effettuati nell'ambito della propria organizzazione e della valutazione degli eventuali rischi connessi all'utilizzo delle funzionalità disponibili.

Art. 10 – Sicurezza e continuità dei Servizi

10.1. Il Gestore adotta misure tecniche e organizzative adeguate alla natura dei Servizi erogati e ai rischi connessi al trattamento delle informazioni, secondo quanto previsto dalla normativa applicabile e dalla documentazione contrattuale.

10.2. Il Cliente è tenuto a collaborare alla sicurezza della Piattaforma mediante una corretta gestione degli accessi, delle credenziali e delle autorizzazioni, nonché attraverso l'utilizzo di dispositivi e sistemi adeguatamente protetti.

10.3. Il Gestore potrà effettuare interventi di manutenzione, aggiornamento e miglioramento dei Servizi, anche comportanti temporanee limitazioni di accesso, impegnandosi a contenere per quanto ragionevolmente possibile i relativi disagi e a fornire preventiva comunicazione degli interventi programmati di particolare rilevanza, ove tecnicamente possibile.

Art. 11 – Proprietà intellettuale e licenza d'uso

11.1. HUMEX, la relativa applicazione mobile, il software, le interfacce, gli elementi grafici, le banche dati, i marchi e gli altri componenti della Piattaforma sono di proprietà del Gestore o dei rispettivi aventi diritto e sono protetti dalla normativa applicabile in materia di proprietà intellettuale.

11.2. L'attivazione dei Servizi attribuisce al Cliente un diritto personale, non esclusivo, non trasferibile e limitato alla durata del rapporto contrattuale di utilizzare la Piattaforma per le proprie finalità aziendali, nei limiti delle funzionalità e delle condizioni concordate.

11.3. È vietato riprodurre, modificare, distribuire, concedere in sublicenza, commercializzare o sfruttare economicamente la Piattaforma al di fuori delle modalità espressamente autorizzate, nonché effettuare attività di reverse engineering nei limiti in cui tali restrizioni siano consentite dalla legge.

11.4. I dati e i documenti caricati dal Cliente rimangono nella sua disponibilità giuridica, senza che il relativo inserimento nella Piattaforma comporti il trasferimento al Gestore di diritti sui contenuti medesimi, fatti salvi i diritti e le autorizzazioni strettamente necessari all'erogazione dei Servizi.

Art. 12 – Condizioni economiche, durata e cessazione del rapporto

12.1. Le condizioni economiche, le modalità di pagamento, l'eventuale periodo di prova, la durata del servizio e le condizioni di rinnovo o cessazione sono stabilite nell'offerta commerciale, nell'ordine di attivazione o in altri accordi espressamente accettati dal Cliente.

12.2. Salvo diversa previsione, l'accesso alle funzionalità della Piattaforma è subordinato alla permanenza di un rapporto contrattuale valido ed efficace con il Gestore.

12.3. In caso di mancato pagamento dei corrispettivi dovuti, il gestore potrà sospendere l'erogazione dei Servizi previa comunicazione al Cliente e assegnazione di un congruo termine per la regolarizzazione, fatto salvo il diritto di agire per il recupero degli importi insoluti.

12.4. Alla cessazione del rapporto contrattuale, per qualsiasi causa intervenuta, saranno disciplinate le modalità di disattivazione degli Account, restituzione o esportazione dei dati e successiva cancellazione, nel rispetto della normativa applicabile e degli eventuali obblighi di conservazione.

12.5. Il Cliente è tenuto a organizzare per tempo il recupero dei documenti e delle informazioni necessari alla continuità dei propri adempimenti amministrativi e lavoristici, avvalendosi delle modalità di esportazione e restituzione previste contrattualmente.

Art. 13 – Responsabilità e limitazioni

13.1. il Gestore risponde dell'esecuzione delle obbligazioni assunte nei confronti del Cliente secondo le disposizioni di legge e nei limiti del contenuto delle prestazioni contrattualmente concordate.

13.2. Il Gestore non assume responsabilità per le decisioni amministrative, organizzative, retributive, disciplinari, fiscali o gestionali adottate dal Cliente sulla base delle informazioni presenti nella Piattaforma, quando tali decisioni rientrino nella sfera di autonomia e responsabilità del Cliente medesimo. Il Gestore non risponde delle conseguenze derivanti dall'inserimento di dati inesatti o incompleti, dall'utilizzo improprio dei Servizi, dalla configurazione non corretta delle autorizzazioni da parte del Cliente o dall'inosservanza delle disposizioni applicabili al rapporto di lavoro, salvo che il danno sia imputabile a un inadempimento del Gestore.

13.3. Con riferimento alle funzionalità basate su intelligenza artificiale, il Cliente prende atto che le elaborazioni automatizzate hanno carattere ausiliario e richiedono adeguata verifica umana.

Art. 14 – Evoluzione della Piattaforma e modifiche contrattuali

14.1. In considerazione della natura tecnologica e della progressiva evoluzione di HUMEX, il gestore potrà apportare modifiche ai Servizi per esigenze di aggiornamento, miglioramento funzionale, sicurezza, adeguamento normativo o evoluzione delle tecnologie utilizzate.

14.2. Le modifiche che incidano in misura significativa sulle funzionalità essenziali concordate, sulle condizioni economiche o sugli obblighi contrattuali del Cliente saranno comunicate con congruo preavviso, specificandone la natura e la data di efficacia.

14.3. Le modifiche rese necessarie da disposizioni normative, esigenze urgenti di sicurezza o interventi tecnici indifferibili potranno essere applicate con le tempistiche richieste dalle circostanze, dandone tempestiva informazione al Cliente.

Art. 15 – Legge applicabile e foro competente

15.1. Le presenti Condizioni Generali e i rapporti contrattuali derivanti dall'utilizzo di HUMEX sono regolati dalla legge italiana. Per qualsiasi controversia relativa all'interpretazione, validità, esecuzione o cessazione delle presenti Condizioni Generali sarà competente in via esclusiva il Foro di Genova, salvo diversa pattuizione scritta tra le Parti o l'applicazione di disposizioni inderogabili di legge.

Approvazione specifica ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c., ove applicabili

Il Cliente dichiara di approvare specificamente le seguenti disposizioni: art. 3.5 (limitazione e sospensione degli accessi); art. 12.3 (sospensione per mancato pagamento); art. 13 (responsabilità e limitazioni); art. 14 (modifiche dei Servizi e delle condizioni contrattuali); art. 15.2 (foro esclusivo competente).