1. Ambito di applicazione e titolare del trattamento

La presente Informativa descrive il trattamento dei dati personali effettuato nell'ambito dell'utilizzo della piattaforma HUMEX e della relativa applicazione mobile (di seguito, congiuntamente, la “Piattaforma”), destinate alla gestione digitale del personale aziendale. Il Gestore della Piattaforma è Docudrop Italy S.r.l., con sede in Genova, Via XII Ottobre n. 1, P. IVA 02864110990 (di seguito, “HUMEX” o il “Gestore”). HUMEX opera quale titolare autonomo del trattamento per i dati trattati per finalità proprie, quali la gestione dei rapporti contrattuali, degli account, dell'assistenza e della sicurezza del servizio. Per i dati relativi ai dipendenti e collaboratori gestiti attraverso la Piattaforma, il titolare del trattamento è invece l'azienda cliente, mentre HUMEX opera quale responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, sulla base delle istruzioni ricevute.

2. Dati personali trattati

In relazione alle funzionalità utilizzate, la Piattaforma può trattare dati identificativi e di contatto, informazioni relative agli account e agli accessi, dati contrattuali e professionali, dati relativi alla salute e ad altre categorie particolari L'App può inoltre trattare dati di geolocalizzazione connessi alle funzionalità di timbratura e rilevazione delle presenze. Eventuali dati appartenenti a categorie particolari, compresi quelli relativi alla salute, sono trattati esclusivamente nei limiti consentiti dalla normativa applicabile.

3. Finalità e basi giuridiche del trattamento

HUMEX tratta i dati personali di propria competenza per consentire l'attivazione e la gestione del servizio, l'amministrazione degli account, l'assistenza tecnica, la sicurezza della Piattaforma e l'adempimento degli obblighi di legge. Tali trattamenti si fondano, secondo i casi, sull'esecuzione del contratto, sull'adempimento di obblighi legali o sul legittimo interesse del Gestore, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b), c) e f), del GDPR. I dati del personale sono invece trattati per conto delle aziende clienti, per finalità di gestione dei rapporti di lavoro, delle presenze, delle assenze, della formazione e dei rimborsi spese. Le relative basi giuridiche sono individuate dalle aziende clienti, quali titolari del trattamento, nel rispetto degli artt. 6 e 9 GDPR e della normativa lavoristica applicabile.

4. Geolocalizzazione tramite App

L'App HUMEX può utilizzare i servizi di localizzazione del dispositivo per consentire la registrazione delle timbrature e la verifica della posizione associata alla rilevazione delle presenze. Il trattamento dei dati di geolocalizzazione deve essere limitato a quanto necessario per tali finalità, nel rispetto dei principi di minimizzazione e proporzionalità, del GDPR e dell'art. 4 della Legge n. 300/1970 (Statuto dei Lavoratori). L'attivazione delle funzionalità di localizzazione è soggetta alle autorizzazioni tecniche del dispositivo, che non sostituiscono la necessaria base giuridica del trattamento.

5. Utilizzo di strumenti di intelligenza artificiale

Alcune funzionalità della Piattaforma possono avvalersi di strumenti di intelligenza artificiale, in particolare per la lettura, l'estrazione e l'organizzazione delle informazioni contenute in scontrini, ricevute e altri documenti caricati per la gestione dei rimborsi spese. Tali strumenti svolgono funzioni di supporto operativo e documentale. I risultati delle elaborazioni possono richiedere verifiche o correzioni da parte degli utenti e dei soggetti autorizzati. Le funzionalità descritte non prevedono, per quanto qui indicato, decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o analogamente significativi sugli interessati ai sensi dell'art. 22 GDPR.

6. Modalità di trattamento, destinatari e trasferimenti

I dati personali sono trattati mediante strumenti informatici, con misure tecniche e organizzative adeguate a garantirne la sicurezza e la riservatezza. Possono accedere ai dati, nei limiti delle rispettive competenze, il personale autorizzato, le aziende clienti e i fornitori tecnologici coinvolti nell'erogazione del servizio, inclusi eventuali fornitori di servizi cloud e strumenti di intelligenza artificiale, opportunamente designati responsabili o sub-responsabili del trattamento ove necessario. Eventuali trasferimenti di dati personali verso Paesi esterni allo Spazio Economico Europeo avvengono nel rispetto delle garanzie previste dal Capo V del GDPR.

7. Periodo di conservazione dei dati personali

I dati personali sono conservati per un periodo non superiore a quello necessario al perseguimento delle finalità per le quali sono raccolti e successivamente trattati, nel rispetto dei principi di limitazione della conservazione e minimizzazione previsti dall'art. 5 del GDPR. Per i trattamenti effettuati da HUMEX quale titolare autonomo, i dati relativi ai rapporti contrattuali e amministrativi sono conservati per la durata del rapporto e, successivamente, per i periodi previsti dalla normativa applicabile, anche ai fini dell'adempimento degli obblighi contabili e fiscali e della tutela dei diritti. I dati relativi agli account, ai log di accesso e alle operazioni tecniche sono conservati secondo periodi proporzionati alle finalità di gestione, sicurezza e funzionamento del servizio Con riferimento ai dati del personale trattati per conto delle aziende clienti, i periodi di conservazione sono determinati dai rispettivi titolari del trattamento, in relazione alle finalità perseguite e agli obblighi normativi applicabili. I dati relativi alla geolocalizzazione devono essere conservati esclusivamente per il periodo strettamente necessario alla specifica finalità di rilevazione delle presenze, evitando conservazioni ulteriori non giustificate. Alla cessazione del rapporto contrattuale con l'azienda cliente, HUMEX provvede alla restituzione o alla cancellazione dei dati personali trattati per conto della stessa, secondo quanto previsto dall'accordo sul trattamento dei dati e dalle istruzioni documentate del titolare, fatti salvi gli eventuali obblighi legali di conservazione.

8. Diritti degli interessati

Gli interessati possono esercitare, nei casi e nei limiti previsti dalla normativa, i diritti riconosciuti dagli artt. 15-22 del GDPR, tra cui il diritto di ottenere l'accesso ai propri dati personali, la rettifica delle informazioni inesatte, la cancellazione dei dati, la limitazione del trattamento, la portabilità dei dati, ove applicabile, e l'opposizione ai trattamenti fondati sul legittimo interesse. Qualora il trattamento sia basato sul consenso, ove effettivamente previsto, l'interessato ha il diritto di revocarlo in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca. Per i trattamenti effettuati da HUMEX quale titolare autonomo, le richieste possono essere indirizzate ai recapiti indicati al paragrafo 2. Per i dati personali trattati nell'ambito della gestione del rapporto di lavoro, le richieste devono essere rivolte all'azienda cliente, quale titolare del trattamento.Resta fermo il diritto dell'interessato di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità disponibili sul sito istituzionale www.garanteprivacy.it, nonché di adire le competenti sedi giudiziarie.

9. Aggiornamenti dell'Informativa

HUMEX si riserva di aggiornare la presente Informativa per adeguarla a modifiche normative, evoluzioni tecnologiche, nuove funzionalità della Piattaforma o variazioni delle modalità di trattamento dei dati personali. Le versioni aggiornate saranno rese disponibili attraverso la Piattaforma e l'App, mediante modalità idonee a consentirne la consultazione da parte degli interessati.

Ultimo aggiornamento: Versione 1.0.0